Anfrage
Der Einstieg mit Kunde, Anliegen und Standort – der Rest baut darauf auf.
Funktionen
Auftragsabwicklung für Baumpflege-Betriebe
Von der Anfrage über Angebot und Auftrag bis zur Rechnung – ein Vorgang statt einer Kette einzelner Dokumente.
Der Auftrag als Vorgang, nicht als Stapel Dokumente
In vielen Betrieben ist ein Auftrag kein Objekt, sondern eine Spur: eine E-Mail mit der Anfrage, ein Angebot im Buchhaltungstool, ein Zettel mit der Besichtigung, ein Termin im Kalender, am Ende eine Rechnung. Wer den Stand wissen will, muss die Spur rückwärts gehen.
In ArboFlow ist der Auftrag der Vorgang selbst. Anfrage, Angebot, Auftrag und Rechnung sind Stationen darin, nicht getrennte Ablagen. Wer den Vorgang öffnet, sieht die Historie, ohne sie zu rekonstruieren.
Das ändert vor allem den Alltag am Telefon. Die Frage „Wie war das noch bei Frau Berger?“ wird zu einer Suche statt zu einer Rekonstruktion.
Was am Vorgang hängt
An jedem Vorgang hängen Aufgaben und Termine. Wer besichtigt, wer nachfasst, wann der Einsatz stattfindet – all das lebt am Auftrag und nicht in einem parallelen To-do-Programm.
Abgeschlossene Vorgänge wandern ins Archiv, statt gelöscht zu werden. Für Nachfragen, Gewährleistung und Folgeaufträge ist das der eigentliche Wert: Ein Kunde, der nach zwei Jahren wieder anruft, hat eine Vorgeschichte.
Was die Pipeline über den Betrieb verrät
Sobald alle Vorgänge denselben Weg nehmen, entsteht nebenbei eine Auswertung, die vorher niemand hatte: Wie viele Anfragen werden zu Angeboten, wie viele Angebote zu Aufträgen – und an welcher Station bleiben Vorgänge liegen.
Das ist selten schmeichelhaft. Typisch ist ein Stapel Angebote ohne Antwort, bei denen nie jemand nachgefasst hat, weil niemand zuständig war. Oder Anfragen aus der Saisonspitze, die im Juni beantwortet wurden.
Die Zahl selbst ändert nichts. Sichtbar zu machen, wo Arbeit stecken bleibt, ist aber die Voraussetzung dafür, etwas daran zu ändern – und dafür braucht es keinen zusätzlichen Bericht, sondern nur einen gemeinsamen Weg für alle Vorgänge.
Stationen eines Vorgangs
Angebot
Positionen aus dem Befund heraus, ohne zweite Erfassung im Buchhaltungstool.
Auftrag
Mit Aufgaben und Terminen, an denen sichtbar ist, was als Nächstes ansteht.
Rechnung
Über die Schnittstelle in der Buchhaltung, statt dort neu getippt.
Archiv
Abgeschlossene Vorgänge bleiben auffindbar – für Nachfragen und Folgeaufträge.
Häufige Fragen
- Ersetzt ArboFlow unsere Buchhaltung?
- Nein. Angebote und Rechnungen entstehen dort, wo der Auftrag liegt, gebucht wird weiter im Buchhaltungstool. Über die Schnittstelle laufen Angebote, Rechnungen und Kunden zwischen beiden Seiten.
- Können mehrere Personen an einem Vorgang arbeiten?
- Ja. Aufgaben und Termine hängen am Vorgang, nicht an einer einzelnen Person. Wer was sehen und ändern darf, steuert das Rollen- und Rechtemanagement.
- Was passiert mit alten Aufträgen aus unserem bisherigen System?
- Die Datenübernahme gehört zum Onboarding. Was übernommen wird und in welcher Tiefe, klären wir vorher – nicht jeder historische Vorgang muss mitwandern, aber Kunden und laufende Aufträge sollten es.
- Sehen wir, welche Angebote offen sind?
- Ja – das ist einer der Nebeneffekte, wenn alle Vorgänge denselben Weg nehmen. Offene Angebote sind in vielen Betrieben der größte ungehobene Umsatz, einfach weil niemand systematisch nachfasst.
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